如何推进不动产登记档案标准化管理

不动产登记档案管理涉及内容众多，且历史资料较为复杂，再加上之前不动产登记档案长期分散在各个相关职能部门，有着不同的管理运行机制与档案归档标准，也造成了档案信息管理系统的差异。《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》对不动产登记档案管理仅在查询、保护和利用上作简要规定，在档案信息整合、交接等方面并无详细说明，对不动产登记档案信息管理平台建设也没有统一明确的规定。从实践来看，不动产登记档案管理信息化建设进程相对迟缓。对此，笔者认为，不动产统一登记相关各项制度正在立、改、废时期，对分散在各部门的不动产登记档案应进行整合实现“三统一”：统一业务规范与技术标准，统一实施信息化管理，统一实行集约化管理，推进不动产登记档案规范化、标准化建设。

统一业务规范与技术标准，要求不动产登记档案对涉及不动产物权的所有事项均做出真实、详细、具体、明确的记载，并必须具有严格统一、规范适用的格式。不动产登记档案应详细记录权利人的姓名或名称；物权的类别；物权的内容与范围；物权设立、变更、转让、终止的原因、时间与期限；登记日期、登记责任人的签字、登记机关的用印、登记编号等。同时，应特别强调，对于上述记录内容，必须按照统一格式的规范要求，逐一逐项填写登记，绝不允许有随意变更、遗漏和含混不清的现象发生，让不动产登记档案在载体形式和记录内容上有鲜明特点。

统一实施信息化管理尤其档案信息整合，关键在于国家宏观层面政策引导，以及合理的规划和必要的法律保障。笔者建议，在制定不动产信息管理基础平台建设总体方案时，将不动产登记档案信息管理平台列入建设总体规划，上级部门应尽快出台指导性文件，加快推进不动产登记档案信息化建设。尤其应该利用好“物联网”“大数据”“云计算”等技术，让每卷实物档案与不动产登记信息关联，还可起到自动定位、自动统计、智能监管等作用，推广利用移动通信端终，实现登记簿信息可自助查询。

统一实行集约化管理，有必要建设高标准的不动产登记档案馆，将整合分散在相关职能部门登记信息的按照统一的归档标准与管理系统进行规范化管理，实现信息共享。笔者认为，可根据需要分设土地、房屋、草原、林地、海域等档案业务科室，也可探索基于登记簿管理的不动产登记档案管理模式。按照哈尔滨市目前的不动产登记发证量估算，每年产生不动产登记档案约30万卷，10年就是300万卷，且证书类档案保管期限为永久保存。根据国家的《档案馆建设标准》（建标103-2008），哈尔滨市不动产登记档案馆由于馆藏数量远超过国家规定的省级一类档案馆标准，档案库房、对外服务用房及办公用房均应按标准设置。

此外，不动产登记档案的特殊性与重要性要求须有一支强劲有力的档案管理队伍。从哈尔滨市不动产登记档案管理实践来看，目前人手少、工作量大，档案积压严重，档案管理队伍整体素质也有待提高，难以完成复杂的不动产登记档案规范化、标准化和信息化管理。对此，建议加大人才引进力度，壮大并稳定档案队伍，采取“请进来”与“走出去”相结合、集中培训与分类指导相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式，提高档案人员的综合业务素质和专业技能。